Di bawah adalah tatacara untuk membuat proses 'archive' emel atau backup emel Lotus Notes ke storan lain sama ada ke dalam Local PC atau external disk.

1. Buka Inbox
2. Klik Actions -> Archive -> Archive Settings
3. Klik Create , beri nama (Cth : backup setahun)
4. Pastikan tick Enable This Criteria
5. Klik Selection Criteria dan pilih Selected By User

 

6. Untuk pilih lokasi penyimpanan, dicadangkan copy ke Local Disk D:\ dan masukkan nama file yang bersesuaian dan tekan Select

7. Tekan OK untuk setiap skrin

8. Untuk proses Archive, Select document/emel yang diperlukan.

kalau nak select banyak2 (klik File -> Preferences -> di Basic Notes Configuration , di ruangan Additional Options , check Show Check Margin in margin to select document)
9. Actions -> Archive -> Archive Selected Document dan pilih nama pilihan Archive yang telah diwujudkan tadi.

10. Biarkan proses archive berjalan. Diminta kalau archive dalam kuantiti yang banyak, buat selepas office hour supaya tidak mengganggu perjalanan server

11. Untuk buka emel yang telah di archive, cari nama fail yang telah diwujudkan di langkah ke 6 tadi, (cth : backupthn2014)
12. Double Click file tersebut dan anda boleh buka emel seperti biasa, cuma emel tersebut bukan dari server (on trg2) tetapi dari local PC (On Local).

 

1.